Wat is een UBO

De UBO

Een UBO, oftewel Ultimate Beneficial Owner (uiteindelijk belanghebbende), is de persoon die werkelijk de touwtjes in handen heeft binnen een bedrijf, ook al staat die niet altijd op de voorgrond. Denk aan de echte eigenaar of degene die de uiteindelijke controle heeft over een onderneming. Het kan iemand zijn die een groot aandeel bezit, belangrijke stemrechten heeft, of gewoon de beslissingen neemt die invloed hebben op het bedrijf. Volgens de Wwft is de UBO iemand die of meer dan 25% van de aandelen van een bedrijf bezit of meer dan 25% van de stemrechten heeft van een bedrijf.

Het UBO-register: Een kader van transparantie

Sinds 27 september 2020 moeten bedrijven hun UBO’s inschrijven in het UBO-register. Dit komt voort uit Europese wetgeving, namelijk de vierde en vijfde Anti-witwasrichtlijn. Het UBO-register heeft als doel om transparantie te creëren en te voorkomen dat bedrijven worden gebruikt voor fraude of witwassen. Het zorgt ervoor dat iedereen kan zien wie er écht achter een bedrijf zit en helpt bij het opsporen van ongewenste activiteiten.

Wie moet zich inschrijven?

• Niet-beursgenoteerde bv’s en nv’s: De meest voorkomende structuren voor bedrijven.
• Stichtingen en verenigingen: Ook deze organisaties moeten hun UBO’s registreren.
• Maatschappen, vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen: Voor samenwerkende ondernemingen.
• Rederijen: Scheepvaartbedrijven vallen ook onder de registratieplicht.
• Europese vennootschappen (SEs) en coöperatieve vennootschappen (SCEs): De Europese dimensie wordt niet vergeten.
• Europees economisch samenwerkingsverbanden (EESV) en kerkgenootschappen: Zelfs religieuze en samenwerkingsverbanden moeten transparant zijn.

Dieper inzicht in de UBO

Wanneer we het hebben over de ‘UBO’ – de Ultimate Beneficial Owner – denken velen misschien meteen aan aandeelhouders. Maar de werkelijkheid is genuanceerder. Een UBO kan veel meer zijn dan alleen iemand met aandelen. Stel je voor: een directeur die strategische beslissingen neemt, een familielid met een vinger in de pap, of zelfs iemand zonder formele aandelen, maar met aanzienlijke invloed binnen een bedrijf. De kern? Het draait niet alleen om wie aandelen bezit, maar om wie écht de touwtjes in handen heeft.

Maar hoe kom je erachter wie die touwtjes vasthoudt? Het identificeren van een UBO kan een behoorlijke puzzel zijn, vooral bij grotere ondernemingen met complexe eigendomsstructuren. Denk aan het ontrafelen van eigendomsregisters, het doorspitten van aandeelhoudersoverzichten, en het analyseren van documenten. De regel is simpel: iedereen die direct of indirect 25% of meer van de aandelen bezit, of substantiële invloed uitoefent, kwalificeert zich als UBO.

Voor bedrijven betekent dit dat ze een belangrijke verantwoordelijkheid dragen. Het is cruciaal om de UBO-informatie up-to-date te houden in het UBO-register. Veranderingen in eigendomsstructuur of in de personen die de uiteindelijke controle hebben? Dan moet dat meteen worden doorgegeven. Dit is niet zomaar een administratieve last; het gaat om het waarborgen van de integriteit van het bedrijfsleven.

En wat als je als bedrijf deze verplichtingen niet serieus neemt? Dan kunnen de gevolgen pittig zijn. Denk aan forse boetes, juridische stappen, en misschien wel het ergste: reputatieschade. Het niet bijhouden van de UBO-registratie kan het vertrouwen van klanten en partners schaden – iets wat moeilijk te herstellen is.

Toch biedt het UBO-register ook voordelen voor bedrijven. Het brengt transparantie, wat niet alleen helpt bij het bestrijden van financiële criminaliteit, maar ook bij het verbeteren van intern risicomanagement. Door een helder overzicht van de eigendomsstructuur te hebben, wordt het makkelijker om aan wet- en regelgeving te voldoen en kun je sterker staan in de samenwerking met partners die transparantie waarderen.

Hoe werkt de UBO-controle?

Bij VirtueelKantoor.com benaderen we elke aanvraag zorgvuldig. Onze stappen voor de UBO-controle:

1. Invullen van het UBO-formulier:
   Na jouw aanvraag ontvang je een formulier waarin je jouw UBO-status aangeeft. Dit is de basis voor ons onderzoek.
2. Documentatie verzamelen:
   Denk aan aandeelhoudersregisters, oprichtingsakten of een KvK-uitdraai. Kun je de documenten niet vinden? Via de KvK-website kun je met je DigiD jouw UBO-gegevens eenvoudig inzien en downloaden.
3. Analyse van de eigendomsstructuur:
   Bij complexere structuren, zoals een holding met meerdere werkmaatschappijen, analyseren we wie uiteindelijk de UBO is. Dit kan direct of indirect eigendom betreffen.
4. Screening en afronding:
   Zodra alle informatie compleet is, rondt ons compliance-team de controle af. Het proces kan iets langer duren bij complexe structuren, maar we houden je altijd op de hoogte.

Waarom is de UBO-check zo cruciaal?

Een UBO-check is van groot belang voor het waarborgen van transparantie en integriteit binnen het bedrijfsleven. Voor bedrijven en instellingen, zoals domicilieverleners, speelt deze check een sleutelrol. Door te weten wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn, kunnen we risico’s zoals fraude, witwassen van geld en belastingontwijking beter beheren. Het is als een poortwachter die helpt om ervoor te zorgen dat alle transacties eerlijk en legaal verlopen.

Onze UBO-controles zijn meer dan formaliteiten; ze waarborgen:

• Wettelijke naleving: Wij blijven volledig compliant met regelgeving.
• Transparantie: Helpt risico’s te beperken en misbruik te voorkomen.
• Privacybescherming: Jouw gegevens worden veilig en vertrouwelijk verwerkt.

Met andere woorden, een grondige UBO-check draagt bij aan een eerlijker speelveld en versterkt het vertrouwen in het bedrijfsleven. Het zorgt ervoor dat we niet alleen voldoen aan wettelijke eisen, maar ook dat we een duidelijk en eerlijk beeld hebben van wie er werkelijk betrokken is bij een onderneming.