De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een belangrijke wet voor aanbieders van virtuele kantoren. De Wwft verplicht hen tot klantverificatie en monitoring van verdachte activiteiten om een veilige zakelijke omgeving te garanderen. In deze FAQ beantwoorden we veelgestelde vragen over wat de Wwft betekent voor virtuele kantoren, welke verplichtingen gelden, en hoe dit jou als klant beïnvloedt.
Virtuele kantoren dienen onder de Wwft klanten te identificeren en te verifiëren, evenals de bedrijfsstructuren die zij bedienen, om een veilige en integere omgeving te waarborgen.
Omdat virtuele kantoren officiële zakelijke adressen aanbieden, moeten zij voldoen aan Wwft-regels om te voorkomen dat deze adressen worden misbruikt voor illegale activiteiten. Dit zorgt voor een betrouwbare en veilige zakelijke omgeving.
Virtuele kantoren moeten klanten identificeren en verifiëren, een risicobeoordeling uitvoeren, verdachte activiteiten melden, en medewerkers trainen om verdachte signalen te herkennen.
Een Ultimate Beneficial Owner (UBO) is een persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een bedrijf. Virtuele kantoren moeten de UBO’s van hun klanten kennen om risico’s op witwassen en terrorismefinanciering te beperken.
Als klant moet je mogelijk extra informatie en documenten verstrekken om aan de Wwft te voldoen, zoals een identiteitsbewijs en informatie over de bedrijfsstructuur. Dit proces helpt het virtuele kantoor om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en bij te dragen aan een veilige zakelijke omgeving.
Controles dienen regelmatig te worden bijgewerkt. Denk hierbij aan veranderingen in de bedrijfsstructuur, nieuwe UBO’s, of de activiteiten van de klant die significant veranderen. Sommige aanbieders voeren jaarlijks een controle uit om ervoor te zorgen dat alle klantgegevens actueel blijven en dat de compliance-eisen worden nageleefd.
Ja, elke aanbieder van virtuele kantoren in Nederland moet voldoen aan de Wwft indien zij zakelijke adressen aanbieden. Dit geldt voor alle bedrijven die zakelijke adressen verstrekken en daarbij klantgegevens vastleggen en verifiëren.
