Een van de handige voordelen van een virtueel kantoor is de mogelijkheid om je post professioneel te laten verwerken. Dit zorgt ervoor dat je altijd en overal toegang hebt tot je zakelijke correspondentie. Op deze pagina beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe onze postverwerking werkt, welke diensten inbegrepen zijn, en hoe je eenvoudig toegang krijgt tot je post.
Al jouw zakelijke post wordt verwerkt door VirtueelKantoor.com. Dit houdt in dat de alle binnenkomende post wordt in gescand en dus wordt gedigitaliseerd. De post wordt vervolgens in je persoonlijke digitale postomgeving beschikbaar gesteld.
Een AVG-omgeving garandeert dat jouw persoonlijke en zakelijke gegevens veilig worden verwerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit zorgt ervoor dat jouw privacy en de veiligheid van jouw documenten gewaarborgd zijn.
Bij virtueel kantoor is de scanservice inbegrepen, waarmee jouw post wordt gedigitaliseerd en beschikbaar wordt gesteld in jouw persoonlijke postomgeving.
Ja, naast digitale postverwerking kun je er ook voor kiezen om je post fysiek door te laten sturen naar een ander adres. De kosten hiervoor zijn vergelijkbaar met die van het verzenden van een aangetekend stuk bij Post NL. Wens je een poststuk fysiek te ontvangen, dan is dat in de postomgeving aan te geven.
Ja, bij onze virtuele kantoren kun je ervoor kiezen om je post fysiek op te halen. Je dient hiervoor altijd een afspraak maken. Dit kan via de postomgeving. Dit doen wij zodat wij de post dan voor je klaar kunnen leggen op het moment dat je het op wenst te halen.
Virtueel kantoor hanteert een zogeheten “fair use policy” voor het aantal poststukken dat je mag ontvangen. Dit houdt in dat er geen probleem is met een normaal aantal zakelijke poststukken per maand, maar grote hoeveelheden post kunnen extra kosten met zich meebrengen.
Incidentele pakketontvangsten zijn geen probleem, maar als je dagelijks of regelmatig grote pakketten verwacht, kunnen er beperkingen zijn. Virtuele kantoren zijn doorgaans niet ingericht voor het ontvangen van grote hoeveelheden pakketten.
Nee, grote zendingen zoals pallets worden in de vrijwel alle gevallen geweigerd voor ontvangst. Onze virtuele kantoren zijn niet uitgerust om omvangrijke leveringen te verwerken, dus het is belangrijk om dit elders te laten bezorgen als je grote zendingen verwacht.
Geen zorgen, je post wordt wekelijks gesorteerd, gescand en digitaal naar je verzonden, ongeacht waar je bent. Dit betekent dat je altijd en overal toegang hebt tot je belangrijke correspondentie, zelfs als je voor langere tijd op reis bent.
Mocht je tijdelijk geen toegang hebben tot het digitale postverwerkingsportaal, dan wordt je post veilig bewaard. Zodra je weer toegang hebt, kun je alle opgeslagen post inzien. In dringende gevallen kunnen we je post ook fysiek doorsturen naar een adres van jouw keuze.
We hanteren een standaard bewaartermijn van 30 dagen voor alle poststukken.
Na 30 dagen worden fysieke poststukken, om privacy en veiligheid te waarborgen, vernietigd. De termijn wordt gerekend vanaf het moment van de dagscan.
