Als je gebruikmaakt van een virtueel kantoor, vraag je je misschien af: hoe werkt de postverwerking precies? Gelukkig hebben wij dit proces zo eenvoudig mogelijk gemaakt met onze digitale postservice. Laten we je stap voor stap uitleggen hoe jouw post bij ons wordt behandeld en welke opties je hebt.
Verschil tussen postverwerking bij een postbus en een virtueel kantoor
Veel ondernemers overwegen een postbus om hun zakelijke post te ontvangen. Hoewel dit een eenvoudige oplossing lijkt, zijn er aanzienlijke verschillen met de digitale postverwerking van een virtueel kantoor. Bij een postbus moet je fysiek naar het postkantoor gaan om je post op te halen, wat tijdrovend kan zijn, vooral als je regelmatig post ontvangt of onderweg bent.
Met de digitale postverwerking bij een virtueel kantoor hoef je nooit meer naar een fysieke locatie te gaan. Alle binnenkomende post wordt direct gescand en gedigitaliseerd, zodat je deze gemakkelijk kunt bekijken in je persoonlijke online postomgeving. Dit betekent dat je overal toegang hebt tot je post, of je nu thuis, op kantoor of in het buitenland bent. Deze moderne aanpak bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je geen belangrijke poststukken mist, omdat je altijd een melding ontvangt zodra er nieuwe post binnenkomt.
Hoe werkt de postverwerking bij een virtueel kantoor?
Wanneer er zakelijke post voor jou binnenkomt op jouw inschrijfadres of KVK-postadres, wordt deze direct door ons verwerkt. Dit betekent dat alle post die wij ontvangen, wordt gescand en gedigitaliseerd. Deze digitale versie van je post wordt vervolgens veilig opgeslagen in jouw persoonlijke postomgeving – vergelijkbaar met een digitaal postvak zoals “Mijn Overheid”. Zodra er nieuwe post voor je klaarstaat, ontvang je een melding in je mailbox.
De scanservice is standaard inbegrepen bij onze postverwerkingsdienst. Dit betekent dat je automatisch toegang hebt tot een digitale versie van al je zakelijke post. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over extra kosten voor het digitaliseren van je post – alles wordt netjes in jouw persoonlijke omgeving geplaatst zodra het binnenkomt.
De post wordt dus niet fysiek naar je doorgestuurd, maar je hebt altijd toegang tot een digitale versie via een beveiligde, AVG-proof omgeving. Deze veilige online omgeving zorgt ervoor dat jouw zakelijke en persoonlijke gegevens beschermd zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo weet je zeker dat je privacy gewaarborgd blijft en je documenten veilig zijn.
Wat als je de fysieke post nodig hebt?
Hoewel de meeste ondernemers voldoende hebben aan de digitale variant van hun post, begrijpen we dat er situaties zijn waarin je de fysieke versie nodig hebt. Misschien gaat het om een belangrijk document zoals een bankpasje of contract, of werk je vanuit het buitenland en wil je het originele poststuk fysiek ontvangen. Geen probleem! In dat geval kun je eenvoudig via de digitale postomgeving aangeven dat je een specifiek poststuk fysiek wilt laten doorsturen naar een adres naar keuze, zoals je thuisadres of een ander gewenst adres. De kosten hiervoor zijn vergelijkbaar met de verzending via PostNL.
Extra diensten: wat zijn de mogelijkheden?
Onze postverwerkingsservice biedt meer dan alleen het digitaliseren van je post. We begrijpen dat iedere ondernemer andere behoeften heeft, en daarom bieden we extra opties aan om de dienst op maat te maken:
- Fysiek ophalen: Heb je liever je post fysiek in handen? Geen probleem! Je kunt ervoor kiezen om je post bij een van onze locaties op te halen. Maak hiervoor wel even van tevoren een afspraak via je postomgeving, zodat we alles voor je klaar kunnen leggen.
- Fair use policy: We hanteren een “fair use policy” voor het aantal poststukken dat je per maand ontvangt. Voor een normaal aantal zakelijke poststukken hoef je je geen zorgen te maken. Verwacht je echter grote hoeveelheden post, dan kunnen er extra kosten worden berekend.
We hanteren standaard een bewaartermijn van 30 dagen voor poststukken. Na deze periode worden fysieke poststukken, uit privacy- en veiligheidsredenen, vernietigd, gerekend vanaf het moment van de dagscan
Wat als je pakketten wilt ontvangen?
Af en toe een pakket laten bezorgen op je virtuele kantooradres is geen probleem. Maar als je van plan bent regelmatig grote of meerdere pakketten te ontvangen, is het goed om te weten dat er beperkingen zijn. Virtuele kantoren zijn doorgaans niet ingericht voor het ontvangen van grote zendingen of pallets. Incidentele leveringen zijn prima, maar bij veel of grote leveringen is het verstandig om een andere oplossing te zoeken.
Milieuvriendelijker werken met digitale postverwerking
Digitale postverwerking draagt bij aan een efficiënter gebruik van energiebronnen. Met één veilige online opslagruimte hoef je geen fysieke archiefkasten vol papieren documenten meer te onderhouden, wat weer ruimte en energie bespaart in kantooromgevingen. De combinatie van minder papierverbruik, efficiënter transport en betere organisatie maakt digitale postverwerking een milieuvriendelijke en moderne keuze voor ondernemers.
Heb je meer vragen over hoe onze postverwerking werkt? Bekijk dan de veelgestelde vragen over postverwerking bij een virtueel kantoor voor alle details.
