Een Vennootschap onder Firma (VoF) is een populaire rechtsvorm voor ondernemers die samen een bedrijf willen starten. Het is eenvoudig op te zetten en biedt verschillende voordelen. Maar er zijn ook aandachtspunten, vooral als het gaat om privacy en professioneel imago. In deze blog duiken we in wat een VoF precies is, hoe het zich onderscheidt van andere rechtsvormen, en waarom het huren van een virtueel kantoor voor een VoF een slimme keuze kan zijn voor eigenaren die privacy en professionaliteit willen waarborgen.
Wat is een VoF?
Een VoF is een samenwerkingsverband tussen twee of meer personen die gezamenlijk een onderneming starten onder een gezamenlijke naam. In een VoF delen de vennoten zowel de winst als de verliezen. Ook zijn ze gezamenlijk aansprakelijk voor de schulden van de onderneming. De voordelen van een VoF zijn onder andere de eenvoudige oprichting en de mogelijkheid om snel te starten zonder notariële akte of hoge kosten.
Belangrijkste kenmerken van een VoF:
Eenvoudige oprichting
Een VoF kan snel worden opgericht zonder tussenkomst van een notaris. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een goed onderling contract volstaan.
Gezamenlijke aansprakelijkheid
Alle vennoten zijn persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de onderneming, wat betekent dat schuldeisers zowel op het vermogen van de VoF als op het privévermogen van de vennoten aanspraak kunnen maken.
Flexibiliteit in samenwerking
Binnen een VoF kunnen vennoten hun eigen afspraken maken over de taakverdeling, winstdeling en besluitvorming.
Virtueel kantoor huren als slimme oplossing voor je VoF
Een virtueel kantoor biedt een effectieve oplossing voor VoF’s die de uitdagingen van gezamenlijke bedrijfsvoering willen aanpakken zonder hoge kosten en complicaties. In een VoF met meerdere vennoten ontstaat vaak de vraag op welk adres het bedrijf wordt ingeschreven. Dit leidt vaak tot de keuze om het bedrijf op het privéadres van een van de vennoten te registreren. Helaas kan deze keuze ongewenste gevolgen hebben, zoals vermenging van privé en zakelijke post en het publiekelijk beschikbaar zijn van een persoonlijk adres. Hieronder de belangrijkste voordelen voor het huren van een virtueel kantoor met een VoF.
Zakelijk adres zonder privécompromissen
Een virtueel kantoor stelt je in staat om een professioneel zakelijk adres te gebruiken, waardoor je privéadres veilig blijft. Dit draagt bij aan de bescherming van de privacy van alle vennoten. Zo voorkom je dat persoonlijke adressen zichtbaar zijn voor anderen en dat privé- en zakelijke zaken door elkaar lopen. Daarnaast heb je met een virtueel kantoor de garantie dat het adres aan alle wettelijke vereisten voldoet.
Digitale postverwerking die werkt voor alle vennoten
Een van de grootste voordelen van een virtueel kantoor is de efficiënte postverwerking. Bedrijven kunnen kiezen voor digitale postverwerking, waarbij alle inkomende post naar het virtuele adres wordt gestuurd. Deze post wordt digitaal gescand en is vervolgens online toegankelijk voor alle vennoten. Hierdoor heeft iedereen op elk moment toegang tot de zakelijke post, wat erg fijn is voor bedrijven met meerdere partners. Voor belangrijke correspondentie blijft er altijd de mogelijkheid om de post fysiek door te sturen of zelf op te halen bij het virtuele kantoor.
Betaalbaar en flexibel
Virtuele kantoren hebben vaak startpakketten die beginnen bij ongeveer €30 per maand, wat het een toegankelijke keuze maakt voor elke ondernemer. Dit maakt het aantrekkelijker dan een traditioneel fysiek kantoor, omdat je geen kosten hebt voor huur, onderhoud of energie. Daarnaast behoud je de flexibiliteit om je werkplek te kiezen en te veranderen zonder vast te zitten aan één locatie.
Professionele uitstraling en toegankelijkheid
Een virtueel kantoor biedt niet alleen een zakelijk adres, maar versterkt ook de professionele uitstraling van je VoF. Een adres op een prestigieuze locatie komt veel professioneler over op je visitekaartjes, website en andere bedrijfscommunicatie dan een particulier adres. Bovendien bieden veel virtuele kantoren extra diensten, zoals toegang tot flexibele werkplekken, vergaderruimtes en telefonische ondersteuning. Of je nu een vergadering plant, een brainstormsessie wilt houden of een overheidsinstantie wilt ontvangen, virtuele kantoren hebben verschillende ruimtes beschikbaar voor fysiek gebruik. Dit sluit ook aan bij de richtlijnen van de KvK.
Verificatie, compliance en UBO bij een VoF: Wat komt erbij kijken?
Bij het aanvragen van een virtueel kantoor voor een Vennootschap onder Firma (VoF) komt er iets meer kijken dan bij bijvoorbeeld een eenmanszaak, maar de bedrijfsstructuur is vaak minder complex dan die van een bv. De belangrijkste verschillen zitten in de manier waarop vennoten worden gecontroleerd en de eisen voor compliance.
In het geval van een VoF zijn er namelijk meerdere vennoten betrokken, wat betekent dat iedere vennoot individueel geverifieerd moet worden. Dit is een essentieel onderdeel van het naleven van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) en de poortwachtersfunctie van de domicilieverlener. Bij een eenmanszaak wordt alleen de eigenaar gecontroleerd, terwijl bij een VoF alle vennoten gecontroleerd moeten worden om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Daarnaast is het bij een VoF belangrijk om de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) vast te stellen. UBO’s zijn de personen die direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang of de zeggenschap hebben in het bedrijf. Hoewel de bedrijfsstructuur van een VoF vaak eenvoudiger is dan die van een bv, moeten alle belanghebbenden toch duidelijk in beeld worden gebracht en geverifieerd. Dit voorkomt risico’s zoals witwassen of fraude.
Compliance bij een VoF vraagt om extra aandacht, vooral omdat de verantwoordelijkheid wordt gedeeld door meerdere partijen. Door deze extra controles is het belangrijk dat alle documenten en gegevens correct en compleet worden aangeleverd tijdens de aanvraag van een virtueel kantoor. Dit zorgt ervoor dat het verificatieproces soepel verloopt en de vennootschap snel kan profiteren van een zakelijk inschrijfadres via het virtuele kantoor.
De impact van een virtueel kantoor op duurzaam ondernemen
Steeds meer bedrijven, waaronder VoF’s, willen hun ecologische voetafdruk verkleinen. Het gebruik van een virtueel kantoor sluit goed aan bij deze duurzaamheidsdoelen. Met een virtueel kantoor voorkom je de energie- en materiaalkosten die komen kijken bij een fysieke kantoorruimte. Minder reizen naar en van kantoor betekent ook een lagere CO2-uitstoot. Dit past bij de verwachtingen van een duurzame bedrijfsvoering en is bovendien beter voor het milieu. Voor de partners binnen een VoF kan dit een aantrekkelijke bonus zijn, vooral nu duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op de agenda staan.
Een virtueel kantoor huren kan dus de ideale oplossing zijn voor een VoF die op zoek is naar professionaliteit, flexibiliteit en kostenbesparing, zonder vast te zitten aan een fysieke kantoorruimte.
